PROWADZENIE NEGOCJACJI

Żądaj więcej, niż spodziewasz się uzyskać.

Jest to jedna z podstawowych reguł udanych negocjacji. Można wyróżnić pięć powodów, dla których warto mierzyć wyżej od oczekiwań:

• po pierwsze możemy to otrzymać,
• po drugie stwarzamy sobie pole do ustępstw,
• po trzecie zwiększamy atrakcyjność naszej propozycji według zasady „dobre, bo drogie”,
• po czwarte mając przestrzeń do ustępstw, ograniczamy ryzyko impasów negocjacjach,
• i w końcu po piąte ustępując, dajemy partnerom poczucie wygranej.

Nigdy nie przyjmuj pierwszej propozycji partnerów negocjacji.

Jeżeli przyjmiemy pierwszą propozycję, nasi partnerzy mogą pomyśleć: „Mogłem zażądać lepszych warunków i następnym razem tak zrobię” albo „Coś tu musi być nie tak”. Stosujmy tę zasadę także w przypadku, kiedy druga strona zaproponuje nam lepsze warunki, niż oczekujemy.

Okazuj językiem ciała zaskoczenie z pierwszej propozycji partnera.

Jest to istotne, bowiem większość ludzi bardziej zawierza temu co widzi, niż temu, co słyszy. Większość ludzi stanowią wzrokowcy, a nie słuchowcy. Stąd bezpieczniej jest założyć, że przynajmniej 70% osób, z którymi negocjujemy, zawierza przede wszystkim informacjom wzrokowym. To, co widzą, jest ważniejsze niż to, co słyszą. Ludzie sprzede wszystkim wzrokowcami, słuchowcami i kinestetykami. Wśród nas jest trochę osób, u których dominuje zmysł smaku i zapachu. Ci ostatni zazwyczaj są twórcami perfum. Przyjmijmy zatem, że na rozmówców bardziej oddziałuje to, co widzą, niż to, co słyszą. Dlatego ważne jest, aby okazywać zaskoczenie w odpowiedzi na propozycję drugiej strony. Oto powody:

• partnerzy negocjacji mogą nie oczekiwać, że otrzymają to, czego na początku żądają; jeśli jednak nie okażemy zaskoczenia z ich propozycji, mogą uznać, że ich żądanie jest realne;
• okazywanie zaskoczenia często ułatwia uzyskanie ustępstwa; jeśli nie objawimy zdziwienia, nasz rozmówca może stać się twardym negocjatorem;
• Nawet jeżeli nie jesteśmy twarzą w twarz z partnerem negocjacji, winniśmy nadal okazywać zaskoczenia, na przykład przez łapanie tchu. Bycie zaszokowanym w rozmowie telefonicznej także jest skuteczne.

Staraj się, aby druga strona ujawniła swoją propozycję jako pierwsza.

Staraj się, aby druga strona ujawniła swoją propozycję jako pierwsza. Doświadczenie negocjatorzy wiedzą, że uzyskują przewagę, jeśli sprowokują partnerów do ujawnienia oczekiwań, zanim uczynią to sami. Przemawia za tym kilka powodów:

• pierwsza propozycja drugiej strony może być lepsza, niż się spodziewamy;
• uzyskujemy więcej informacji o partnerze i pozwoli nam to ewentualnie przeformułować własną taktykę, zanim ujawnimy cokolwiek;
• umożliwiamy poznanie widełek negocjacyjnych drugiej strony; jeżeli druga strona przedstawi cenę jako pierwsza, odpowiadamy oczekiwaniami stanowiącymi dwukrotną różnice między propozycją drugiej strony i naszymi rzeczywistymi aspiracjami; zwiększamy szanse otrzymania tego, co chcemy.

 
Udawaj niezdecydowanego sprzedawcę / nabywcę, ponieważ:

• stosując tę taktykę możemy zmniejszyć widełki oczekiwań drugiej strony jeszcze zanim zaczniemy negocjować;
• druga strona zazwyczaj zredukuje o połowę swoje aspiracje, jeżeli dostrzeże, że nie zależy nam aż tak bardzo na osiągnięciu porozumienia.

 
Nie dziel różnicy na połowę / Nie stosuj krakowskiego targu.

Jest kilka powodów, które za tym przemawiają:

• proponując podział różnicy między stanowiskiem naszym a partnerów, nie oznacza to, że zachowamy dokładnie połowę różnicy; być może zostaniemy zmuszeni do dalszych ustępstw;
• proponując podział różnicy między stanowiskami, dajemy przyzwolenie do podziału różnic w innych negocjowanych kryteriach;

  Jeżeli druga strona zaproponuje nam podział różnicy, możemy bardzo niechętnie zgodzić się na ich propozycję. W ten sposób damy im satysfakcję ze zwycięstwa. 

Stosuj zasadę imadła.

Imadło jest bardzo efektywną taktyką negocjacyjną. Jej rezultaty często pozytywnie zaskakują. Zasada imadła zawiera się w prostej odpowiedzi na propozycję drugiej strony: „Oczekiwałem lepszej propozycji!”. Zapamiętajmy kilka wskazówek:

• odpowiadajmy na propozycję drugiej strony słowami: „Spodziewałem się lepszej propozycji”;
• jeżeli druga strona użyje zasady imadła, odpowiedzmy: „Czego się spodziewaliście?”;
• walczmy o każdą złotówkę; niech duże sumy negocjowanej umowy nie umniejszają wartości „niewielkich” kwot.

Ustępując, żądaj czegoś w zamian oraz mów: „Jeżeli zrobiłbym to ustępstwo, co zrobilibyście dla mnie?”.

Róbmy tak, ponieważ:

• po prostu możemy coś otrzymać;
• zwiększamy wartość naszego ustępstwa w oczach drugiej strony;
• co najważniejsze, ograniczamy apetyt drugiej strony.

Nie żądajmy czegoś konkretnego. Może to zaostrzyć konfrontację.
To, co mówimy na początku negocjacji często determinuje klimat rozmów. Druga strona szybko wyczuwa, czy negocjujemy według zasady win-win, czy raczej jesteśmy negocjatorami, którzy chcą zagarnąć wszystko.
Dlatego zwracajmy uwagę na to, co mówimy na początku negocjacji. Jeżeli druga strona przyjmie stanowisko, z którym zupełnie się nie zgadzamy, nie kontrargumentujmy. Polemika zwykle wzmacnia dążenie drugiej strony do dowiedzenia jej racji. Dużo lepiej przyznać rację co do intencji naszych partnerów negocjacji oraz zastosować taktykę "Myśli, myślał", okazało się, powiedzmy: „Wiem co Pan/i ma na myśli. Podobnie myślało kilka osób w podobnej sytuacji. I co się później działo? Kiedy przyglądnęliśmy się bliżej tej sprawie, zawsze okazywało się, że …”.Inną korzyścią stosowania formuły: "Myśli, myślał", okazało się jest fakt, że zyskujemy czas na myślenie. Czasami w trakcie negocjacji ujawnią się rzeczy, których się nie spodziewaliśmy. Jesteśmy zaskoczeni. Nie wiemy, co powiedzieć. Jeżeli jednak pamiętamy zasadę Myśli, myślał, okazało się, możemy powiedzieć: „Rozumiem, co Pan/i o tym myśli. Wiele osób miało podobne odczucia. Zwykle okazywało się, że ..”. W czasie, kiedy to mówimy, przyjdzie nam na myśl odpowiednie sformułowanie. Tę regułę zastosujmy także w przypadku odpowiadania na zastrzeżenia. Na przykład jesteśmy sprzedawcą. Dzwonimy do potencjalnego klienta, aby umówić spotkanie. Rozmówca mówi: „Nie mam czasu, aby tracić go na rozmowy z przedstawicielami handlowymi”. Pewnie odpowiadamy: „Rozumiem co Pan/i teraz myśli. Dzwoni kolejny przedstawiciel handlowy, aby zachwalać swe produkty. Spotkałem się z podobnymi reakcjami klientów. Na spotkaniach okazywało się jednak, że rzeczowo dyskutowaliśmy na temat zalet i wat mojej oferty.”

Każda ze stron musi uznawać prawo przeciwników do obrony własnego stanowiska, obrony własnych interesów.

Nie odczujemy z góry racji przeciwnej strony, starajmy się je zrozumieć. Tylko zrozumienie racji przeciwnika, poznanie jego punktu widzenia, logiki rozumowania, ustalenie do czego dąży to informacje przybliżające do sukcesu.

Negocjacje to wzajemne ustępstwa.

Musisz uniknąć myślenia kategoriami „albo- albo”, „wygrana- przegrana”. Negocjacje to wzajemne ustępstwa. Nie spodziewaj się, że uzyskasz wszystko co chcesz, nawet gdy jesteś pewny, że masz rację.

Koncentruj się na wspólnym obszarze negocjacji.

Koncentrujemy się na momentach, wspólnych, ujawnionych w negocjacjach, próbując zminimalizować powstałe różnice.

Porządek w negocjacjach

Na wstępie należy określić czas przeznaczony dla poszczególnych stron na omówienie własnego stanowiska. Wprowadzenie takiego porządku obrad pozwoli na oszczędne gospodarowanie czasem i sprawne analizowanie kolejnych problemów.

Najtrudniejsze kwestie rozwiązuj na końcu.

Rozpoczynaj negocjacje od tych spraw, co do których - jak sądzisz- osiągniecie porozumienie. Kwestie najtrudniejsze pozostaw na koniec, nawet jeśli wydaje ci się logiczne rozpoczynanie od tego, co może uniemożliwić kompromis. Takie postępowanie spowodowane jest dwoma czynnikami:

• rozwiązanie łatwych spraw nadaje negocjacją rozpęd, zgodnie z zasadą „sukces rodzi sukces”,
• dyskusja nad problemami prostymi może ujawnić te elementy, które mogą pomóc w rozwiązywaniu kwestii trudniejszych.

Podsumuj to, co już osiągnięto.

Krótkie, lecz częste rekapitulacje pomagają utrzymać tempo rozmów i upewniają partnerów, że słuchasz ich argumentów. Nie każdy moment jest dobry na podsumowanie. Czekaj cierpliwie na spokojniejszą chwilę, zwracając uwagę na słowa i ton rozmówców.

Prowadź przetarg.

Staraj się za każde ustępstwo coś zyskać. Możesz zrezygnować z kwestii mało ważnej dla ciebie, ale ważnej dla drugiej strony. Twój przeciwnik może postąpić podobnie.

Unikaj łatwych ustępstw, ustępuj powoli.Staraj się zrozumieć racje drugiej strony.

Jednak zbyt głębokie „zrozumienie” może ci szkodzić- możesz być zbyt skłonny do niepotrzebnych ustępstw.

Warunkowa zgoda

Nie wyrażaj ostatecznej zgody na cząstkowe rozwiązanie zanim nie upewnisz się, że ma to sens ze względu na całość porozumienia. Z ustępstw trudno się wycofać, dlatego zgadzaj się na poszczególne elementy porozumienia warunkowo - „zgoda na X pod warunkiem, że osiągniemy porozumienie w sprawie Y i Z”.

Unikaj „ślepych zaułków” w dyskusji.

Nie dawaj wprowadzić się w sytuację bez wyjścia, na straconą pozycję. Jednocześnie nie stawiaj ultimatum i nie zajmuj publicznie nieprzejednanego stanowiska. Negocjacje ze straconej pozycji przekształcają się w „walkę”, której celem staje się pokonanie przeciwnika za wszelką cenę.

Pomagaj drugiej stronie.

Jest to rodzaj kredytu, który zobowiązuje partnera.

Wykorzystuj milczenie.

Milczenie nie oznacza zgody ani odrzucenia propozycji. Jeśli mówisz więcej niż druga strona- mówisz za dużo. Milczenie jest najlepszą reakcją na atak, pomaga rozładować emocje, nie idziesz na ustępstwa.

Negocjacje muszą mieć swoje tempo.

Nie szkodzi, gdy część czasu poświęcisz na niezobowiązującą rozmowę. Celowe jest przerywanie dyskusji, gdy do głosu dochodzą emocje.

Unikaj emocji, myśl o problemie.

Nie dawaj się wciągnąć w dyskusję naładowaną emocjami. Jeśli pojawią się emocje:

• wycofaj się poproś o przerwę, słuchaj w milczeniu, nie potakuj głową ani nie mów „aha”, podtrzymuj kontakt wzrokowy i obojętny wyraz twarzy, po wysłuchaniu ataku zaproponuj dalszy konstruktywny porządek obrad,
• zareaguj otwarcie na agresję rozmówcy stwierdzają, że uważasz ją za bezproduktywną i zaproponuj skoncentrowanie się na problemach nie wywołujących emocji,
• zamanifestuj swoją siłę i stanowczość.

Doceń przeciwnika.

Stwarzaj wrażenie, że doceniasz przeciwnika. Dlatego nigdy nie odpowiadaj na jego kontrargumenty stwierdzeniami typu: „myli się pan” albo „to nieprawda”, staraj się raczej wypracować dyskusję tworzącą wspólne porozumienie poprzez zdania typu: „ale czy pan wziął pod uwagę fakt, że...”

Sprawdzaj, czy dobrze rozumiesz i czy jesteś dobrze rozumiany

Gdy zgubiłeś się w dyskusji możesz się odnaleźć przy pomocy postawienia pytania lub poproszenia o streszczenie fragmentu rozmowy np. „jeśli się nie mylę to proszę mnie poprawić, ale czy chodzi wam o to, aby...” Za sprawą takich potknięć stajesz się dla partnerów bardziej „ludzki”.

Zachowaj spokój

W czasie negocjacji bądź spokojny i opanowany. Staraj się nie sprawiać wrażenia, że w pewnych kwestiach możesz powiedzieć tylko TAK lub NIE bądź też, że każda ważniejsza sprawa musi być z kimś uzgadniana. Twój partner może dojść do wniosku, że rozmowy z tobą to strata czasu.


Więcej na szkoleniu:Sztuka skutecznych negocjacji
I Termin: 18 - 19 sierpnia 2008r., WROCŁAW
II Termin: 15 - 16 września 2008r., KRAKÓW
III Termin: 18 - 19 września 2008r., BYDGOSZCZ
IV Termin: 22 - 23 września 2008r., WARSZAWA 
Janusz Buzek | BusinessHouse

2. drukuj

« strona główna | archiwum » « poprzedni | następny »