Usprawnienia w pracy sekretarki

Jak to się dzieje, że jedna osoba ma w pracy biurko zawalone papierami, wprost „tonie” w dokumentach i przez cały dzień półprzytomna z pośpiechu załatwia tysiące spraw, podczas gdy druga, na takim samym stanowisku, spokojnie realizuje wszystko to, co sobie zaplanowała, ma puste biurko i udaje jej się wyjść na lunch? Tyle samo spraw, porównywalna ilość zadań, a wszystko wygląda inaczej. O tej pierwszej mówimy „biega jak z pieprzem”, a ta druga jest jak oaza spokoju, w codziennym biurowym zgiełku. Wyniki pracy tych obu osób też są porównywalne, więc dlaczego jedna się spala w stresie i wydatkuje ogromne ilości energii, podczas gdy można tę samą pracę wykonać spokojnie i sprawnie, nie doprowadzając się do niepotrzebnych przeciążeń. Tajemnica tkwi we właściwej organizacji czasu. Czas, to taki dziwny zasób, którego zawsze jest za mało i którego nie można zmagazynować na zapas.

Jeśli jednak jest zasobem, to możemy nim do pewnego stopnia zarządzać i ta umiejętność jest ważnym usprawnieniem w pracy każdej sekretarki i asystentki. Co więcej, na tych funkcjach spoczywa ciężar nie tylko organizowania czasu sobie, ale także w dużej mierze szefowi. A czego szefowie nie lubią najbardziej? Najbardziej nie lubią tzw. ”niepozbieranych”, nie zorganizowanych asystentek.

Zgodnie z zasadą Vilfredo Pareto, pokusić się można o twierdzenie, ze najbardziej efektywnie wykorzystujemy tylko 20% czasu pracy. Wówczas realizujemy 80% zaplanowanych zadań. Pozostałe 80% rozpierzcha się, na mniej lub bardziej efektywne załatwianie drobnych spraw lub wręcz jest pochłaniana przez „złodziei czasu”. Pogawędki, przekładanie papierów z kupki na kupkę, powtarzanie niepotrzebnych czynności, czynności pozornie porządkujące itp. - oto nasi, jakże swojscy, złodzieje czasu.

Sekretarka jest w sytuacji szczególnej. Na ogół pomieszczenie, w którym pracuje, to pokój przechodni i panuje w nim ciągły ruch. Przychodzą interesanci z zewnątrz i współpracownicy, oraz goście szefa. Ponadto sekretarka jest funkcją typowo usługową i czasami musi sprostać oczekiwaniom nie tylko swojego szefa, ale grupy osób, lub nawet całej organizacji. Łatwo jest być dobrze zorganizowanym i panować nad wszystkimi sprawami, jeśli nie jest ich zbyt wiele. Niestety zwykle jest ich zbyt wiele i raczej taki stan należy uznać za normę w pracy sekretarki.

Oczywiście jest wielka różnica pomiędzy obowiązkami asystentki „osobistej” jednego szefa, a asystentki np. zarządu firmy i dalej: praca asystentek różni się od pracy sekretarek, szczególnie tych, które mają na głowie cały sekretariat firmy. Dlatego trudno jest dawać rady uniwersalne - przydatne wszystkim, niemniej jednak we wszystkich przypadkach, dla właściwego zarządzania czasem najważniejsza jest kwestia wyboru priorytetów. Cóż to znaczy? Osoby prowadzące sekretariat, na co dzień muszą dokonywać wyboru kolejności załatwiania spraw, którymi są zarzucane przez zwierzchników, współpracowników i interesantów. Nieraz zdarza się, że zmuszone są przerywać pracę nad ważnym raportem, czy zestawieniem finansowym, po to, aby wypisać koledze druk delegacji, znaleźć coś dla koleżanki w Internecie, lub załatwić zaopatrzenie działu w papier toaletowy. Czy odrywać się, co chwila od ważnej i wymagającej skupienia pracy, aby sprostać oczekiwaniom niecierpliwych współpracowników, czy tez lepiej odmówić im stanowczo, narażając się, być może, na utratę sympatii grupy? Cóż, czasem, kiedy nie potrafimy poradzić sobie z nawałem zadań postępujemy tak, aby wilk był syty i owca cała, czyli robimy wszystko dla wszystkich a trudny raport wykonujemy po godzinach, pozostając do nocy w pracy. A jak sobie z tym problemem radzą doświadczone sekretarki, te, których biurko zawsze jest uprzątnięte i które wyglądają tak, jakby zawsze miały na wszystko czas? One właśnie dokonują hierarchizacji spraw, czyli kolejność załatwiania opierają na priorytetach. Dla każdego, kto przychodzi z jakąś sprawą, jego sprawa jest niezwykle ważna i pilna. I nie wątpliwie jest to prawda. Ale prawda z punktu widzenia tej osoby. Sekretarka powinna mieć własny pogląd na to, co jest ważne, z jej punktu widzenia, przy czym jej punkt widzenia jest jednocześnie reprezentacją interesów szefa. Dlaczego tak? Ponieważ głównych zadaniem sekretarki, a asystentki tym bardziej, jest pomaganie swojemu mocodawcy w realizacji jego zadań wynikających z pełnionej funkcji w firmie. Sekretarka ma ułatwiać przełożonemu pracę, wspierać go i współtworzyć jego pozytywny wizerunek. Sukces szefa jest jednocześnie jej sukcesem.

Być może wypisanie wzmiankowanej delegacji jest pilne i ważne dla kolegi, bo zaraz rusza w trasę, albo musi w księgowości rozliczyć diety, ale czy jest to pilne i ważne dla dalszej kariery sekretarki i jej szefa. O ile jeszcze można uznać pilność sprawy, to w tej konkretnej sytuacji, gdy szef czeka na bardzo potrzebny mu raport, ważność problemu współpracownika nie jest w stanie się obronić. Bo przede wszystkim pilne to nie znaczy ważne, a ważne nie zawsze jest pilne. Spójrzmy na rysunek poniżej:



Zastanawiając się nad kolejnością załatwiania spraw, warto je przyporządkować do któregoś z czterech pól: czy ta sprawa jest w istocie ważna i pilna? Może jest ważna, ale nie jest tak bardzo pilna? Czy jest bardzo pilna, ale w istocie nie jest wcale tak bardzo ważna? A może nie jest ani pilna, ani ważna? W tym ostatnim przypadku możemy się zająć nią tylko w ramach rezerw czasowych. Na tym polega hierarchizowanie spraw. Podobnie jest, gdy sam przełożony, w pośpiechu daje nam zadania przekraczające możliwości czasowe jednego pracownika, a w dodatku, czasami zlecenia te nie dają się pogodzić ze sobą wzajemnie. Wówczas warto z szefem uzgodnić priorytety, czyli które sprawy są jednocześnie ważne i pilne, aby te przede wszystkim zdążyć wykonać.

Pewien dyrektor, zirytowany nadgorliwością swojej początkującej sekretarki, powiedział: „Proszę nie dzwonić do mnie na komórkę z każdą sprawą, która wyniknie w trakcie mojej nieobecności, tylko z tymi sprawami, o których powinienem koniecznie dowiedzieć się przed powrotem do biura.” Od tej chwili młoda sekretarka, zanim wystukała numer szefa, przeprowadzała sobie wewnętrzny test – zadawała sobie pytanie: „Jakie będą konsekwencje nie powiadomienia szefa natychmiast o tej sprawie? Czy coś się stanie rzeczywiście złego, jeśli powiem mu o tym dopiero, kiedy wróci do biura, albo podczas codziennej odprawy?” Gdy dochodziła do wniosku, na podstawie całej swojej wiedzy (być może nie zawsze pełnej, ale cóż, zawsze jest jakieś ryzyko popełnienia błędu), że nic strasznego się nie stanie, jeśli nie zadzwoni, wówczas zapisywała tylko sprawę i zostawiała na później. Szef docenił zmianę i odtąd ich współpraca układała się coraz lepiej, a w miarę zdobywania doświadczenia, sekretarka coraz lepiej rozróżniała sprawy pilne i ważne z punktu widzenia szefa.

Każdy z nas ma w życiu jakieś cele: ktoś postanawia sobie, że za pięć lat będzie dyrektorem firmy, ktoś inny chce zrobić doktorat, ktoś ma na celu zdobycie określonych zysków w określonym czasie, a celem innej osoby jest szczęśliwe małżeństwo. Niektóre z codziennych naszych działań przybliżają nas do upragnionego celu, ale nie wszystkie. Niektóre sprawy wręcz nas oddalają, czyli w aspekcie osiągania celów, są po prostu marnowaniem czasu. Potrafimy bez trudu wymienić działania, które podejmujemy, lub powinniśmy podjąć w życiu prywatnym, aby osiągnąć upragniony cel. Potem analizując miniony dzień, lub tydzień moglibyśmy wskazać, które z naszych zajęć w sposób widoczny przybliżyły nas do celu, a które nie. To kolejny łatwy sposób hierarchizowania zadań.

Możemy każdego ranka planując dzień wypisać wszystkie sprawy do załatwienia, a potem wybrać spośród nich te, które:
- w sposób bezpośredni przybliżają nas do celu (i oznaczyć je np. „A”),
- w sposób pośredni przybliżają nas do celu (i oznaczyć je np. „B”),
- nie przybliżają nas do celu (i oznaczyć je np. „C”)

Zrozumiałe, że priorytetowe zadania to te oznaczone „A” i te powinny mieć status pierwszeństwa. Dla kogoś, kto chce przede wszystkim zrobić doktorat, napisanie referatu, lub obowiązkowe zajęcia dydaktyczne będą sprawami typu „A”, podczas gdy szlifowanie języka obcego będzie zajęciem typu „B” a wizyta u fryzjerki – „C”, bo w końcu można mieć doktorat bez ładnej fryzury.

Tę samą zasadę hierarchizowania zadań zastosujmy także w pracy, odnosząc to do celów, jakie sobie wyznaczymy na gruncie zawodowym. Kiedy już wiemy, w jakim stopniu sprawy są dla nas ważne, wówczas będziemy starać się realizować je w odpowiedniej kolejności. Oczywiście o ile to możliwe, bo przecież w ciągu dnia mamy różne zakłócenia planu i dochodzą nam sprawy nagłe, nieprzewidziane, albo te z wysokim statusem pilności.

Ktoś może powie: a jeśli tak się nie da, bo nie jesteśmy panami swego czasu, pozostając w służbie sekretarskiej dyspozycyjności? No cóż. Zawsze możemy sięgnąć do reguły Parety i spróbować usprawnić swoją wydajność. Tylko, aby coś usprawniać, trzeba najpierw dowiedzieć się, co dokładnie wymaga usprawnienia, czyli w tym przypadku odkryć, co dzieje się w ciągu 80% czasu przeznaczonego teoretycznie na pracę. Ile faktycznie czasu udaje nam się mądrze zagospodarować, a ile przecieka przez palce i dlaczego przecieka.

Wielce pożyteczny może być tu tzw. „arkusz samooceny efektywności”, w którym przez jakiś czas – najlepiej okrągły przedział, jakim jest miesiąc, lub choćby tydzień – zapisujemy ile czasu de facto zajmują nam różne czynności. Najlepiej samemu zrobić arkusz indywidualny, ponieważ sami najlepiej znamy swoje rutynowe działania i dzięki temu możemy je pogrupować w pewne kategorie, np. „obsługa telefonów”, lub „załatwianie korespondencji”, „sprawdzanie poprawności dokumentów”, „układanie w segregatorach”, „pisanie sprawozdań i raportów”, „robienie herbat i kaw” itp. Następnie warto obserwować siebie i wpisywać każdego dnia, ile łącznie czasu zajmuje każda z tych kategorii. Dzięki takiej obserwacji lepiej poznamy słabe punkty w zakresie organizacji czasu, a to już dobry punkt wyjścia do wprowadzania usprawnień. Najważniejsze, bowiem, w zarządzaniu czasem jest to, żeby lepiej wykonywać WŁAŚCIWĄ pracę (efektywność), niż jakąkolwiek pracę wykonywać WŁAŚCIWIE (efektowność).

Wszystkim tym, którzy naprawdę chcą zmierzyć się ze złodziejami czasu i lepiej zorganizować swój dzień, tydzień, miesiąc a potem całe życie, gorąco polecam szersze zainteresowanie się tym tematem. Jest sporo literatury dotyczącej Zarządzania Czasem, a umiejętności praktyczne można nabyć uczestnicząc w szkoleniach. Na pewno wiedza z tego zakresu, pomoże w zorientowaniu swojego życia na cele, które pragniemy osiągnąć, tak żebyśmy po latach nie wyrzucali sobie niewykorzystanych szans i bezpowrotnie zmarnotrawionego czasu.

Hanna Fiszer
Grupa TemPo – doradztwo personalne i organizacyjne
www.grupatempo.pl

2. drukuj

« strona główna | archiwum » « poprzedni | następny »