Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Kategoria

ORGANIZACJA FIRMY

Typ szkolenia

otwarte

Profil uczestników

Szkolenie skierowane jest do osób odpowiedzialnych za prowadzenie, przechowywanie, archiwizowanie oraz udostępnianie dokumentacji pracowniczej w jednostkach sektora publicznego i prywatnego. Jest dedykowane zarówno pracownikom zajmującym się sprawami kadrowymi, jak i osobom odpowiadającym za archiwizację dokumentacji oraz nadzór nad jej prawidłowym obiegiem. W szczególności adresowane jest do: • pracowników działów kadr i płac, • pracowników prowadzących akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą, • archiwistów zakładowych i pracowników składnic akt, • osób odpowiedzialnych za porządkowanie, kwalifikowanie i przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego, • koordynatorów czynności kancelaryjnych, • pracowników komórek organizacyjnych gromadzących i przechowujących dokumentację pracowniczą, • kierowników działów kadr, administracji i organizacji, • osób odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych w obszarze dokumentacji pracowniczej, • pracowników wdrażających elektroniczne formy prowadzenia akt osobowych i dokumentacji kadrowej, • wszystkich osób, które chcą poszerzyć wiedzę dotyczącą obowiązków związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji pracowniczej zgodnie z aktualnymi przepisami. Szkolenie będzie szczególnie przydatne dla osób, które na co dzień odpowiadają za prawidłowe prowadzenie akt osobowych, kwalifikację archiwalną dokumentacji, organizację archiwum zakładowego oraz zapewnienie zgodności procesów kadrowych i archiwalnych z przepisami prawa pracy, przepisami archiwalnymi oraz wymogami ochrony danych osobowych.

Wymagania wstępne

Brak

Program

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostce
   1. Przepisy archiwalne
   2. Przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją pracowniczą
   3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

II. Miejsce dokumentacji pracowniczej w obiegu dokumentów w jednostce
   1. System kancelaryjny
   2. Dokumentacja aktowa, tworząca i nie tworząca akt sprawy - znak sprawy, teczka rzeczowa, teczka podmiotu/przedmiotu sprawy, teczka zbiorcza
   3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i ujęcie w nim zmian sposobu postępowania z dokumentacja pracowniczą po 1 stycznia 2019 r.
   4. Prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej
       a) pojęcie dokumentacji pracowniczej i jego implikacje
       b) zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
       c) obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników
   5. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji pracowniczej
       a) dokumentacja pracownicza jako dokumentacja niearchiwalna - B10 czy B50?
       b) dokumentacja pracownicza jako materiały archiwalne - kiedy?
       c) kryteria zmian okresów przechowywania dokumentacji i sposobu ich obliczania
   6. Akta osobowe - papierowe, czy elektroniczne, zawartość
   7. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - zbiorcza, czy indywidualna

III. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
   1. Przechowywanie dokumentacji osobowej w komórkach organizacyjnych
   2. Przekazywanie dokumentacji pracowniczej do archiwum zakładowego
       a) porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
       b) opisywanie teczek - specyfika dokumentacji pracowniczej
       c) sporządzanie ewidencji
   3. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
   4. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
   5. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
   6. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
   7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
   8. Brakowanie dokumentacji (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania - szczególne wymogi w zakresie brakowania dokumentacji pracowniczej.
   9. Dokumentacja pracownicza a ochrona danych osobowych

IV. Dyskusja

Prowadzący

Roman Stempel - dyplomowany archiwista z ponad 20-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Zajmuje się m. in. wdrażaniem systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz systemu Doręczeń Elektronicznych. Posiada kilkunastoletni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził wiele tysięcy godzin kursów i szkoleń z tematyki archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Forma

Szkolenie na platformie Zoom. Nie jest konieczne instalowanie aplikacji, można otworzyć link w przeglądarce. Aplikacja zainstaluje się sama z linku przesłanego dzień przed szkoleniem. Zalecany jest dostęp do szybkiego Internetu. Nie ma potrzeby posiadania kamery.

Czas trwania

9.30-14.30 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)

Termin / Lokalizacja

1. 17.11.2026 / online

Cena

680,00 + 23% VAT

Zgłoszenie

Zapisz się - kliknij!

W cenę wliczono

Cena szkolenia: 680,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje: - uczestnictwo w szkoleniu - materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej - imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia - konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu) - rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby) Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Santander Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506

Zdobyta wiedza

Uczestnicy zdobędą praktyczną wiedzę z zakresu prowadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, przepisami archiwalnymi oraz wymogami ochrony danych osobowych. Poznają zasady prawidłowego zarządzania dokumentacją kadrową na każdym etapie jej cyklu życia – od utworzenia dokumentu po jego archiwizację lub brakowanie. Podczas zajęć uczestnicy dowiedzą się: • jakie przepisy regulują prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej, • jakie obowiązki ciążą na pracodawcach w zakresie przechowywania akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, • jak prawidłowo prowadzić akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą, • jak stosować Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) w odniesieniu do dokumentacji kadrowej, • jakie są zasady kwalifikacji archiwalnej dokumentacji pracowniczej oraz okresy jej przechowywania, • kiedy dokumentacja pracownicza podlega przechowywaniu przez 10 lat, a kiedy przez 50 lat, • jak organizować i prowadzić archiwum zakładowe lub składnicę akt, • jak przygotowywać dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego, • jak prawidłowo porządkować, opisywać i ewidencjonować dokumentację pracowniczą, • jakie zasady obowiązują przy archiwizacji dokumentów elektronicznych, • jak bezpiecznie przechowywać i udostępniać dokumentację pracowniczą, • jak przeprowadzać brakowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, • w jaki sposób zapewnić zgodność procesów związanych z dokumentacją pracowniczą z wymaganiami ochrony danych osobowych. Po zakończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili samodzielnie organizować obieg i archiwizację dokumentacji pracowniczej, prawidłowo kwalifikować dokumenty do odpowiednich kategorii archiwalnych oraz stosować obowiązujące regulacje w codziennej pracy kadrowej i archiwalnej.

Certyfikaty

Imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia

Organizator

Ośrodek Edukacyjny Forum Anna Hoffmann - kontakt z organizatorem - kliknij!

1. drukuj