System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD – wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów

Kategoria

ORGANIZACJA FIRMY

Typ szkolenia

otwarte

Profil uczestników

Szkolenie przeznaczone jest dla osób odpowiedzialnych za organizację, prowadzenie i nadzorowanie obiegu dokumentacji w jednostkach administracji publicznej oraz innych instytucjach wdrażających lub wykorzystujących System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Szczególnie skorzystają z niego: • kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za kancelarię, sekretariat oraz obieg dokumentów, • pracownicy punktów kancelaryjnych i biur podawczych, • archiwiści zakładowi oraz osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji, • koordynatorzy czynności kancelaryjnych, • pracownicy komórek merytorycznych prowadzący sprawy w systemie EZD, • osoby odpowiedzialne za wdrażanie i rozwój systemów EZD w urzędach i instytucjach, • kierownicy jednostek organizacyjnych nadzorujący procesy związane z dokumentacją i zarządzaniem informacją, • pracownicy działów organizacyjnych, administracyjnych oraz zarządzania jakością, • osoby przygotowujące jednostkę do przejścia z tradycyjnego obiegu dokumentów na elektroniczny model zarządzania dokumentacją. Uczestnictwo w szkoleniu będzie szczególnie wartościowe dla osób, które chcą zdobyć praktyczną wiedzę dotyczącą prowadzenia spraw w systemie EZD, prawidłowego dokumentowania procesów administracyjnych, archiwizacji dokumentacji elektronicznej oraz stosowania aktualnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Wymagania wstępne

Brak

Program

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
   1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
   2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
   3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
   4. Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne

II. Obieg dokumentacji w systemie EZD
   1. Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
   2. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
   3. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
   4. EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
   5. Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
   6. Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje

III. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
   1. Zadania punktów kancelaryjnych
       a) rejestracja wpływów
       b) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
       c) wprowadzanie metadanych
       d) realizacja dekretacji
       e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
       f) obsługa korespondencji wychodzącej
   2. Zadania komórek merytorycznych
       a) pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
       b) zakładanie spraw
       c) prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
   3. Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
   4. Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD

IV. Archiwum Zakładowe w systemie EZD
   1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
   2. Przejmowanie zawartości składów
   3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
   4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
   5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

V.Pytania i odpowiedzi

Prowadzący

Roman Stempel - dyplomowany archiwista z ponad 20-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Zajmuje się m. in. wdrażaniem systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz systemu Doręczeń Elektronicznych. Posiada kilkunastoletni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził wiele tysięcy godzin kursów i szkoleń z tematyki archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Forma

Szkolenie na platformie Zoom. Nie jest konieczne instalowanie aplikacji, można otworzyć link w przeglądarce. Aplikacja zainstaluje się sama z linku przesłanego dzień przed szkoleniem. Zalecany jest dostęp do szybkiego Internetu. Nie ma potrzeby posiadania kamery.

Czas trwania

9.30-14.30 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)

Termin / Lokalizacja

1. 06.10.2026 / online

Cena

680,00 + 23% VAT

Zgłoszenie

Zapisz się - kliknij!

W cenę wliczono

Cena szkolenia: 680,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje: - uczestnictwo w szkoleniu - materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej - imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia - konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu) - rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby) Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Santander Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506

Zdobyta wiedza

Uczestnicy zdobędą kompleksową wiedzę dotyczącą organizacji, prowadzenia oraz archiwizacji dokumentacji w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Poznają obowiązujące przepisy prawa regulujące zarządzanie dokumentacją oraz zasady funkcjonowania nowoczesnego elektronicznego obiegu dokumentów w administracji publicznej i innych instytucjach. W trakcie zajęć uczestnicy dowiedzą się: • jakie przepisy prawne regulują zarządzanie dokumentacją i archiwizację, • jak funkcjonuje system EZD oraz jakie są etapy jego wdrażania, • w jaki sposób prowadzić sprawy i dokumentację w środowisku elektronicznym, • jak prawidłowo rejestrować, dekretować i procedować korespondencję wpływającą oraz wychodzącą, • jakie zadania realizują punkty kancelaryjne, komórki merytoryczne i archiwa zakładowe w systemie EZD, • jak tworzyć, klasyfikować i gromadzić dokumentację zgodnie z JRWA, • jak stosować podpisy elektroniczne oraz wielostopniową akceptację dokumentów, • jak przejmować, przechowywać, zabezpieczać i ewidencjonować dokumentację elektroniczną, • jakie są zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, • jak skutecznie organizować elektroniczny obieg dokumentów zgodnie z wymaganiami kancelaryjnymi i archiwalnymi. Po zakończeniu zajęć uczestnicy będą potrafili sprawnie wykorzystywać system EZD w codziennej pracy, prawidłowo prowadzić dokumentację oraz zapewnić zgodność procesów kancelaryjnych i archiwalnych z obowiązującymi przepisami.

Certyfikaty

Imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia

Organizator

Ośrodek Edukacyjny Forum Anna Hoffmann - kontakt z organizatorem - kliknij!

1. drukuj