Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem
- Kategoria
- UMIEJĘTNOŚCI MENEDŻERSKIE
- Typ szkolenia
- otwarte
- Profil uczestników
- Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.
- Program
1. Profesjonalny Office Manager – czyli jaki?
• standardowy zakres obowiÄ…zków – czy taki w ogóle jest?
• z jakimi dziaÅ‚ami oraz w jakim zakresie gÅ‚ównie wspóÅ‚pracuje Kierownik Biura?
• jakie najczęściej cele stawiane sÄ… Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji.2. Efektywność w pracy Office Managera:
• inwentaryzacja, porzÄ…dkowanie i katalogowanie dokumentów,
• wykorzystanie metody 5s w pracy administracji i jej wartość dodana,
• nowoczesna technologia – jakie narzÄ™dzia mogÄ… wspierać pracÄ™ dziaÅ‚u administracji?3. Dokumentacja firmowa:
• rodzaje dokumentacji wewnÄ™trznej i zewnÄ™trznej,
• obieg dokumentów oraz przepÅ‚yw informacji w nich zawartych,
• odpowiedzialność prawna,
• ochrona danych osobowych.4. Dokumentacja kontraktowa w przedsiÄ™biorstwie?
• kto powinien mieć dostÄ™p do umów firmowych i w jakim zakresie?
• czym jest tajemnica przedsiÄ™biorstwa?
• wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• jak czytać umowy?
• kiedy należy podpisać umowÄ™, a kiedy wystarczy formularz bÄ…dź zamówienie?
• jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• terminy pÅ‚atnoÅ›ci – 7, 14 a może 30-dniowy termin pÅ‚atnoÅ›ci?
• przechowywanie umów firmowych.5. Procedury i regulaminy w dziale administracji:
• rodzaje procedur i regulaminów,
• jak przygotowywać procedury?
• w jaki sposób komunikować zmiany?
• praktyczne przykÅ‚ady.6. Dostawcy zewnÄ™trzni w administracji biurowej:
• rodzaje dostawców,
• optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• umowy z dostawcami,
• budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?7. Planowanie budżetu administracyjnego:
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien siÄ™ skÅ‚adać budżet?
• jak kontrolować bieżące wydatki?8. Podstawy ”procurement” w organizacji:
• wyjaÅ›nienie pojÄ™cia „procurement”,
• zapytanie ofertowe – jak je przygotować i jakie informacje powinno zawierać?
• kryteria wyboru ofert,
• rekomendacja wyboru oferty,
• negocjacje warunków handlowych,
• praktyczne przykÅ‚ady procesu zakupowego.9. Zmiana siedziby firmy – praktyczne aspekty projektu:
• jak przygotować siÄ™ do projektu?
• etapy projektu,
• jak stworzyć i co powinien zawierać harmonogram projektu?
• czy jeden harmonogram projektu jest wystarczajÄ…cy?
• kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?
• rola firm doradczych przy projekcie,
• jak przygotować budżet projektu „Nowe Biuro”?
• wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć zaÅ‚ożenia?
• analiza ofert developerów,
• negocjacje umów najmu powierzchni biurowej?
• tworzenie space planów i wspóÅ‚praca z architektem?
• jak przygotować firmÄ™ i pracowników do przeprowadzki?10. ZarzÄ…dzanie powierzchniÄ… biurowÄ… oraz wspóÅ‚praca z administratorem budynku:
• podstawa i zakres wspóÅ‚pracy z administratorem nieruchomoÅ›ci,
• wyjaÅ›nienie pojęć: Property Manager i Facility Manager,
• regulamin nieruchomoÅ›ci – jakie informacje zawiera?
• elementy skÅ‚adajÄ…ce siÄ™ na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej.11. Organizacja wydarzeÅ„ firmowych, spotkaÅ„ biznesowych i szkoleÅ„:
• różne rodzaje wydarzeÅ„ – jak siÄ™ przygotować do organizacji spotkaÅ„ firmowych i biznesowych?
• wspóÅ‚praca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usÅ‚ug?
• jak przygotować brief eventowy?
• wspóÅ‚praca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we wspóÅ‚pracy z hotelami w zakresie noclegów, usÅ‚ug konferencyjnych i gastronomicznych,
• logistyka przy organizacji spotkaÅ„ firmowych,
• zaproszenia,
• czy wystarczy stworzyć jednÄ… agendÄ™ na jedno spotkanie?
• rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu.12. Identyfikacja wizualna firmy:
• co to jest i jakie elementy zawiera?
• czy każda firma powinna mieć swojÄ… identyfikacjÄ™ wizualnÄ…?
• identyfikacja wizualna firmy w codziennym życiu firmy?
• praktyczne przykÅ‚ady.*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub caÅ‚oÅ›ci informacji, programów zawartych w ofercie Akademii Biznesu MDDP w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.
- Forma
- Wykład oparty głównie na praktycznych aspektach: praca z dokumentami, analiza procedur, przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, miniwykład, dyskusje.
- Czas trwania
- 2 dni
- Termin / Lokalizacja
-
- 21.08.2019 / Kraków
- 22.08.2019 / Poznań
- 27.08.2019 / Wrocław
- 29.08.2019 / Warszawa
- Cena
- 1 490 zł + 23% VAT
- W cenÄ™ wliczono
- uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.
- Zdobyta wiedza
- Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem, a w szczególności poznanie najnowszych metod, narzędzi oraz dostępnych rozwiązań, optymalizujących pracę biura i jego koszty.
- Certyfikaty
- TAK