Obieg i archiwizacja dokumentów, archiwum zakładowe

Kategoria

ORGANIZACJA FIRMY

Typ szkolenia

otwarte

Profil uczestników

Uczestnikami szkolenia będą osoby zajmujące się w swoich instytucjach obiegiem i archiwizacją dokumentacji – zarówno na poziomie operacyjnym, jak i organizacyjnym. To szkolenie skierowane jest do pracowników, którzy na co dzień mają kontakt z dokumentami – ich tworzeniem, gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przekazywaniem oraz przechowywaniem. W szczególności adresowane jest do: • pracowników archiwów zakładowych lub składnic akt, odpowiedzialnych za gromadzenie, porządkowanie, ewidencjonowanie i brakowanie dokumentacji, • pracowników komórek organizacyjnych przygotowujących, prowadzących i przekazujących dokumentację do archiwum zakładowego, • osób nadzorujących obieg dokumentów w instytucji, w tym koordynatorów lub kierowników działów administracyjnych, • pracowników odpowiedzialnych za dokumentację elektroniczną, w tym jej ewidencję i archiwizację w systemach teleinformatycznych. Szkolenie jest odpowiednie zarówno dla osób z doświadczeniem w pracy z dokumentacją, jak i dla tych, które dopiero rozpoczynają obowiązki związane z prowadzeniem archiwum zakładowego lub obsługą dokumentacji w instytucji.

Wymagania wstępne

Brak

Program

I. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
    1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
    2. Przepisy wykonawcze do Ustawy
    3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
    4. Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy

II. Dokumentacja i jej rodzaje
    1. Definicja dokumentu
    2. Podstawowe obowiązki aktotwórców
    3. Rodzaje dokumentacji

III. Obieg dokumentacji w podmiocie
    1. System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
    2. Rejestracja przesyłek i ich rodzaje
    3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt - budowa i stosowanie
    4. Rejestracja spraw - znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
    5. Spis spraw - kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
    6. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów

IV. Archiwizacja dokumentów
    1. Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
    2. Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
        a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
        b) opisanie jednostek archiwalnych
        c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
    3. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)

V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego
    1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
    2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
    3. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
    4. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
    5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
    6. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
    7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
    8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego

VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych

VII. Dyskusja

Prowadzący

Roman Stempel - dyplomowany archiwista z ponad 20-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Zajmuje się m. in. wdrażaniem systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz systemu Doręczeń Elektronicznych. Posiada kilkunastoletni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził wiele tysięcy godzin kursów i szkoleń z tematyki archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Forma

Szkolenie na platformie Zoom. Nie jest konieczne instalowanie aplikacji, można otworzyć link w przeglądarce. Aplikacja zainstaluje się sama z linku przesłanego dzień przed szkoleniem. Zalecany jest dostęp do szybkiego Internetu. Nie ma potrzeby posiadania kamery.

Czas trwania

9.30-14.30 (w tym dwie przerwy 10 minutowe i jedna 20 minutowa)

Termin / Lokalizacja

1. 24.04.2026 / online

Cena

680,00 + 23% VAT

Zgłoszenie

Zapisz się - kliknij!

W cenę wliczono

Cena szkolenia: 680,00 zł netto (+23% VAT) od osoby, obejmuje: - uczestnictwo w szkoleniu - materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej - imienne zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia - konsultacje poszkoleniowe (do 14 dni po szkoleniu) - rabat na kolejne szkolenia (40,00 zł od ceny netto, od osoby) Dla stałych Uczestników naszych szkoleń 40 zł rabatu od ceny netto Dla podmiotów finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% ze środków publicznych podatek VAT zwolniony Zgłoszenia udziału prosimy przesyłać do trzech roboczych dni przed terminem szkolenia Potwierdzenie realizacji szkolenia przesyłamy do dwóch dni roboczych przed terminem szkolenia Płatność za udział w szkoleniu następuje po szkoleniu na podstawie faktury VAT Należność za udział prosimy wpłacać na konto OE FORUM: Santander Bank Polska, nr rach.: 10109022680000000100213506

Zdobyta wiedza

Uczestnicy szkolenia zdobędą kompleksową i aktualną wiedzę dotyczącą prawidłowego zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem funkcjonowania archiwum zakładowego lub składnicy akt. W szczególności poznają: • podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją – w tym ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisy wykonawcze oraz wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, • zasady tworzenia, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów, a także obowiązki aktotwórców wynikające z przepisów archiwalnych, • strukturę i zastosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz zasady rejestracji i znakowania spraw, • prawidłowe metody porządkowania, opisywania i przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, • procedury archiwizacji dokumentów elektronicznych oraz postępowania z nośnikami danych, • organizację pracy archiwum zakładowego – jego zadania, sposób prowadzenia ewidencji, udostępnianie i brakowanie dokumentacji, • zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i prowadzenia sprawozdawczości archiwum zakładowego, • tryb postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki. Dzięki szkoleniu uczestnicy będą potrafili właściwie organizować i nadzorować procesy związane z dokumentacją, zapewniając zgodność z przepisami archiwalnymi, bezpieczeństwo zasobów oraz sprawne funkcjonowanie archiwum zakładowego w swojej instytucji.

Certyfikaty

Imienne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia

Organizator

Ośrodek Edukacyjny Forum Anna Hoffmann - kontakt z organizatorem - kliknij!

1. drukuj