Zarządzanie dokumentacją w sektorze publicznym i prywatnym: Instrukcja Kancelaryjna, archiwizacja i EZD

Kategoria

INNE

Typ szkolenia

otwarte

Wymagania wstępne

Opis szkolenia Szkolenie poświęcone jest kompleksowemu zarządzaniu dokumentacją – zarówno papierową, jak i elektroniczną – w sektorze publicznym oraz prywatnym. Uczestnicy poznają aktualne podstawy prawne, zasady stosowania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), a także praktyczne aspekty Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i doręczeń elektronicznych. Program łączy wiedzę prawną z praktyką operacyjną: od prawidłowego obiegu dokumentów, przez archiwizację i brakowanie, aż po bezpieczeństwo danych osobowych i długoterminowe przechowywanie dokumentacji elektronicznej. Szkolenie ma charakter praktyczny – uczestnicy pracują na przykładach, wykonują ćwiczenia i analizują rzeczywiste przypadki z administracji oraz biznesu.  

Program

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do prawidłowego, zgodnego z przepisami i efektywnego zarządzania dokumentacją w organizacji, z uwzględnieniem:

• obowiązujących regulacji prawnych,
• wymogów związanych z cyfryzacją i doręczeniami elektronicznymi,
• bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych,
• praktycznego stosowania systemów EZD i zasad archiwizacji.

 

**Korzyści dla uczestników**

**Po ukończeniu szkolenia uczestnik:**

• ✅ zna aktualne podstawy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w sektorze publicznym i prywatnym,
• ✅ potrafi stosować instrukcję kancelaryjną i JRWA w codziennej pracy,
• ✅ prawidłowo kwalifikuje dokumenty do kategorii archiwalnych oraz przygotowuje dokumentację do archiwizacji lub brakowania,
• ✅ rozumie zasady funkcjonowania systemów EZD oraz elektronicznego obiegu dokumentów,
• ✅ potrafi obsługiwać doręczenia elektroniczne (ADE, PUDE) i rozróżniać je od e-maila i ePUAP,
• ✅ zna wymagania dotyczące trwałości dokumentów elektronicznych, podpisów i formatów długoterminowych (PDF/A, XML),
• ✅ potrafi identyfikować ryzyka związane z ochroną danych osobowych w dokumentacji oraz stosować odpowiednie zabezpieczenia,
• ✅ otrzymuje praktyczne wskazówki i dobre praktyki, możliwe do natychmiastowego wdrożenia w swojej organizacji.

Program szkolenia:

II. Podstawy prawne i organizacyjne zarządzania dokumentacją

1. Wprowadzenie do problematyki:
• rola dokumentacji w sektorze publicznym i prywatnym,
• różnice pomiędzy dokumentacją papierową i elektroniczną.
2. Podstawy prawne:
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• Kodeks postępowania administracyjnego (w zakresie doręczeń i obiegu dokumentów),
• Ustawa o doręczeniach elektronicznych,
• przepisy szczególne dla sektora prywatnego (Kodeks pracy, kodeks cywilny).
3. Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA):
• zasady tworzenia,
• praktyczne stosowanie w urzędach i przedsiębiorstwach.
4. Ćwiczenia praktyczne:
• kwalifikowanie dokumentów do klas z JRWA,
• ustalanie kategorii archiwalnej (A, B, BE, Bc).

II. System kancelaryjny i elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD)

1. Modele kancelaryjne (tradycyjny, bezdziennikowy, EZD):
• porównanie, korzyści i ryzyka.
2. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD):
• podstawy prawne,
• elementy systemu,
• integracja z ePUAP, skrzynką doręczeń publicznych, systemami dziedzinowymi.
3. Obieg dokumentów w EZD:
• dekretacja, akceptacja, podpis elektroniczny, profile zaufane, kwalifikowane podpisy.
4. Warsztaty:
• rejestracja pisma w systemie EZD,
• dekretacja i akceptacja dokumentu,
• obieg międzywydziałowy.

III. Archiwizacja dokumentów i postępowanie z dokumentacją

1. Archiwizacja w sektorze publicznym:
• procedury przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
• przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych.
2. Archiwizacja w sektorze prywatnym:
• zasady przechowywania dokumentacji księgowej, kadrowej i projektowej,
• outsourcing archiwizacji (firmy zewnętrzne).
3. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną:
• trwałość podpisów i pieczęci elektronicznych,
• formaty długoterminowego przechowywania (np. PDF/A, XML).
4. Warsztaty:
• tworzenie spisu zdawczo-odbiorczego,
• kwalifikacja dokumentów do brakowania i niszczenia.

VI.  Doręczenia elektroniczne i komunikacja cyfrowa

1. Ustawa o doręczeniach elektronicznych (2021):
• adres do doręczeń elektronicznych (ADE),
• publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PUDE),
• obowiązki organów administracji publicznej, jednostek sektora finansów publicznych oraz przedsiębiorców wpisanych do KRS/CEIDG.
2. E-dokument w praktyce:
• różnice między e-mailem, ePUAP i ADE,
• dowody doręczenia, fikcja doręczenia.
3. Ćwiczenia:
• symulacja wysłania i odebrania pisma przez ADE,
• analiza przykładów doręczeń sądowych i administracyjnych.
4. Najczęstsze błędy i problemy techniczne.

V.  Ochrona danych osobowych w dokumentacji

1. Podstawy prawne (RODO i ustawa krajowa):
• przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji,
• okresy przechowywania danych.
2. Bezpieczeństwo dokumentacji:
• środki organizacyjne i techniczne,
• ryzyka naruszeń i sposoby ich ograniczania.
3. Anonimizacja i pseudonimizacja w archiwizacji.
4. Ćwiczenia praktyczne:
• analiza przypadków naruszeń danych w dokumentacji,
• przygotowanie rejestru czynności przetwarzania dla procesu archiwizacji.
5. Podsumowanie i test końcowy:
• sprawdzenie wiedzy uczestników,
• omówienie dobrych praktyk w sektorze publicznym i prywatnym

Prowadzący

Prawnik, wieloletni pracownik i współpracownik organów administracji rządowej i samorządowej, specjalista w zakresie procedur administracyjnych, ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej, dostępu do informacji publicznej, zarządzania jednostką organizacyjną administracji publicznej, audytor wewnętrzny., wieloletni wykładowca uczelni publicznych i niepublicznych (WSB Wrocław, WSB Gorzów Wielkopolski, SAS Kraków, Uniwersytet Ekonomiczny Wrocław) i wielu firm szkoleniowych (Infor, BDO, MDDP, GoldenTraining itd.).

Forma

Szkolenie „Dostępność w pigułce” ma charakter intensywnego warsztatu, łączącego teorię z praktyką. Zajęcia prowadzone są w sposób interaktywny – z wykorzystaniem prezentacji.

Czas trwania

09:00-15:00

Termin / Lokalizacja

1. 13.04.2026 / online
2. 11.09.2026 / online
3. 06.11.2026 / online

Cena

449 zł

Zgłoszenie

Zapisz się - kliknij!

Certyfikaty

Uczestnik otrzyma certyfikat.

Organizator

SEDNO Training Dorota Ziemienowicz - kontakt z organizatorem - kliknij!

1. drukuj