Kierowanie Sekretariatem / Biurem - dane szczegółowe
- Kategoria
- DOSKONALENIE ZAWODOWE
- Typ szkolenia
- otwarte
- Profil uczestników
- Osoby zajmujące stanowiska związane z prowadzeniem sekretariatu (biura) Osoby zainteresowane kreowaniem wizerunku firmy/instytucji Osoby dbające o pozytywne relacje podczas kontaktów biznesowych
- Wymagania wstępne
- Szczegółowe informacje i rezerwacja miejsc: 032 2812852 Zgłoszenia: faxem: (032) 2816231, 2812852 Rezerwacji noclegów dokonują zainteresowani uczestnicy we własnym zakresie Uczestnikom przysługuje specjalna zniżka na noclegi w Hotelu Qubus Prestige w Katowicach – Dział Rezerwacji: tel.(0-32) 601 01 00
- Program
1. Profesjonalizm sekretarki/sekretarza = skuteczny menedżer
Obowiązki i odpowiedzialność a satysfakcja z bycia „ambasadorem” firmy, instytucji
Swoboda czy dystans - postawy ułatwiające funkcjonowanie w środowisku pracy
Synchronizacja terminarza jako istotny element dobrej współpracy między szefem a asystentką/asystentem
„Porozumienie bez barier” - zasada dopasowania i dyskrecji
2. Kluczowa rola informacji w sprawnie działającym sekretariacie
Organizacja i zarządzanie – przydatna dziedzina wiedzy
Asystentka/asystent jako pośrednik w przekazywaniu i odbieraniu informacji
Komunikacja formalna a nieformalna – rola pogłosek i plotek w życiu organizacji
Zasady obiegu informacji, łącznie z typowymi punktami zatrzymania
Klasyfikacja i przechowywanie informacji
3. Niezbędnik czynności kancelaryjnych
Zasady prowadzenia korespondencji (z klientami, z pracownikami)
Techniki tworzenia pism (układ pisma i części składowe oraz poprawność językowa i estetyczny wygląd)
Systemy kancelaryjne i ich charakterystyka
Zasady korespondencji wirtualnej – „ludzka twarz e-maila”
4. Standardy obsługi klienta w nowoczesnym sekretariacie
Kanony prowadzenia rozmów bezpośrednich (staranny dobór słów; używanie strony czynnej; parafraza; adekwatna „mowa ciała”)
Reguły obowiązujące w kontaktach telefonicznych (pozytywne wrażenie; wolniejsze tempo mówienia; aktywne słuchanie; stonowany uśmiech)
Organizacja spotkań i narad (etykieta biurowa, zwroty grzecznościowe, zasady pierwszeństwa, bilety wizytowe)
Wizyty gości z obszarów odmiennych kulturowo (partnerzy z Europy, USA, Bliskiego i Dalekiego Wschodu)
5. „Pewność siebie na co dzień” czyli asertywność w kontakcie z klientem
Asertywny styl komunikacji – oszczędność czasu i lepsze zrozumienie
Właściwa postawa i rzeczowy komunikat, czyli jak i kiedy korzystać z asertywności
Zachowanie asertywne w trudnych sytuacjach zawodowych (agresja klienta, niesłuszna krytyka, miły komplement)
6. „Sztuka bycia i obycia”: savoir - vivre i kreowanie wizerunku w biznesie
Zasady dobrego wychowania, kultura organizacyjna firmy
„Lepiej mniej niż więcej” – czyli jak ozdobić biuro (dodatki biznesowe, zdjęcia, maskotki)
Strój asystentki/asystenta a wizerunek firmy, instytucji (podążanie za modą kontra klasyczna elegancja)
Zasady makijażu – dobór kolorystyczny do typu urody (POKAZ MAKIJAŻU - nowość!)
7. Organizacja pracy w sekretariacie/biurze – optymalne wykorzystanie czasu
„Koło czasu i typowe pożeracze” – indywidualny SWOT
Możliwości a zamiary – realistyczne podejście do zadań
Istota planowania i jego znaczenie dla osiągania celów w sekretariacie (Metoda ALPEN)
8. Nadmierny stres, wypalenie zawodowe – co robić, by temu zapobiec?
Obszary działania, które są najbardziej stresujące – samoanaliza
Udzielanie i przyjmowanie wsparcia oraz sposoby rozładowania napięcia (relaksacja)
Osobowość zawodowa i dystansowanie się od negatywnych emocji
Karta Zgłoszeniowa: TU DO POBRANIA
- Prowadzący
- Ewa Wosz – trener PZiD Synteza, socjolog, uczestnik seminariów doktoranckich (Uniwersytet Śląski w Katowicach); studia podyplomowe: Zarządzanie projektem europejskim (Akademia Ekonomiczna w Katowicach), praktyk, m.in. koordynator międzynarodowej współpracy w ramach trójkąta weimarskiego (Francja - IRTS Dunkierka, Niemcy – RWL Bochum, Polska – SPPSS Katowice), poświęconej pracy socjalnej. Katarzyna Wiśniewska – praktyk, wizażystka w międzynarodowej sieci perfumerii. Podczas zajęć wykona pokaz makijażu, a w ramach indywidualnych konsultacji doradzi uczestniczkom warsztatów m.in.: jak dobierać kolory do typu urody.
- Forma
- METODY: Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi uczestników. Wykłady dostarczają niezbędnej wiedzy i są wprowadzeniem do ćwiczeń praktycznych. Uczestnicy poprzez udział w symulacjach, analizach przypadków, pracach wykonywanych w grupach – mają możliwość wykorzystania wyników pracy zespołu, dzięki czemu następuje efekt uczenia się nowych zachowań i umiejętności. Szczególny nacisk położony będzie na wypracowanie standardów zachowań i ocenę aktualnych postaw względem tych wzorców. Na podstawie samooceny uczestnicy będą posiadać wyznaczone kierunki pracy nad sobą w zakresie trenowania pożądanych zachowań a tym samym utrwalania pozytywnego wizerunku firmy w kontakcie z klientem.
- Czas trwania
- Termin kolejnej edycji zajęć: 17-18 lutego 2009 r.
2 dni [14 godzin dydaktycznych]
- Termin
-
- 17.02.2009 - Katowice, Hotel QUBUS **** Prestige
- Cena
- 695 zł [usługa zwolniona z VAT]
- W cenę wliczono
- materiały szkoleniowe przerwy kawowe konsultacje indywidualne możliwość kontaktu z prowadzącym (zadawania pytań) również po zajęciach (e-mail) zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu obiady w restauracji hotelowej (ok. godz. 14.00)
- Zdobyta wiedza
- Cele: Zdobycie wiedzy i pogłębienie umiejętności w zakresie prowadzenia sekretariatu/biura Pokazanie roli, jaką pełni sekretariat w strukturze organizacji – „serce firmy/instytucji i źródło informacji” Zapoznanie z zasadami korespondencji biurowej i czynnościami kancelaryjnymi Praktyczne ćwiczenia w zakresie profesjonalnej obsługi klienta – prezentowanie asertywnej postawy podczas trudnych sytuacji biznesowych Rozwinięcie umiejętności kreowania siebie i pozytywnego wizerunku sekretariatu/biura (strój, makijaż, dodatki biznesowe) Poznanie narzędzi służących doskonaleniu organizacji pracy i metod przydatnych w zarządzaniu czasem Radzenie sobie ze stresem i dystansowanie się od negatywnych emocji
- Certyfikaty
- Imienne zaświadczenie o uczestnictwie w zajęciach